先問三個問題
- 誰在追進度？ 如果企劃每週都要翻聊天紀錄、逐案提醒主管，待審清單就有機會省下查找和追問的工作。
- 哪一版才算核准？ 主管回「OK」後，提案或金額又有更新。若執行人員要回頭比對附件，就需要把核准紀錄連到特定版本。
- 核准後誰接手？ 核准結果留在私訊，執行人員沒收到通知，或不知道要用哪份素材。把交接對象和待辦放進流程，可以讓下一步更明確。
選最近十筆案件，記錄送審到決定的時間、補問次數，以及是否有人拿錯版本。把結果當作試行前的基準。
從共用表單到客製系統，怎麼選？
| 目前的情況 | 適合先試的做法 |
|---|---|
| 案件少、同一人核准，偶爾漏填 | 先用共用表單加上案件編號、核准版本和固定狀態，LINE 用來通知。 |
| 案件穩定，規則固定，常忘記提醒 | 評估現成簽核工具或低程式碼流程，先試送審、通知和退回。 |
| 不同金額有不同核准人，還要連預算或其他系統 | 盤點角色、資料來源和例外，再請廠商針對一條流程報價。 |
帳號與權限、核准層級、歷史版本和外部串接，是常見的報價變因。比較報價時，請每家廠商用相同的流程和例外情境列出交付項目，並把後續維護費分開看。
詢價前，準備一筆完整的去識別化案件
附上現在使用的表單或試算表、送審與退回的範例、各角色的權限，以及核准後要交給誰。再說明大約每月有幾筆案件、哪些工具要串接、預期何時開始試用。
第一版可以只做「企劃提交提案與預算 → 主管退回或核准 → 企劃確認結果 → 指定執行人接手」。有代理簽核、預算變更需重審或跨部門共用的需求，再把規則列入範圍。
驗收時，讓實際使用者跑一輪
請企劃提交、主管退回，讓企劃修訂後重送，再確認主管看到新版本、企劃能辨識核准的是哪一版，以及執行人收到正確的交接資訊。試行一段時間後，用同類型案件比較審核耗時、追問次數和交接遺漏。
用飯店活動提案走一遍
我們把飯店的活動提案、預算與主管決定放進同一個工作台。你可以用虛構資料試一次退回、重送或核准，再看看企劃端會收到什麼結果。