先處理每天都在找資料的工作
報價表有多個版本、產品資訊散在不同檔案、新人反覆詢問相同問題，或報表每次都要重新整理，都是適合盤點的起點。我們先了解資料如何產生、更新與被使用，再規畫整理方式。
服務範圍
盤點文件與資料來源、設計分類與欄位、整理命名與版本規則、規畫查詢及報表需求，並確認各類資訊由誰維護。需要建置資料庫、管理介面、搜尋工具或串接外部系統時，會另行確認功能與技術範圍。
把文件變成可維護的內容
例如產品資料可拆成品項編號、規格、售價、適用情境、更新日期與負責人；同一欄位使用一致格式。文件則保留來源、適用對象及有效版本，讓後續使用者能確認內容是否仍適用。這是規畫示例，實際欄位依業務決定。
如何銜接 SI 應用？
先確定內容來源與存取範圍，再評估搜尋、摘要、報表或問答的需求。涉及不同部門或客戶資料時，需確認權限與可用範圍；生成的結果如何核對、資料不足時如何回報，也納入試行設計。
合作流程與成果
現況訪談 → 資料抽樣與盤點 → 分類及欄位設計 → 一批資料試整理 → 查詢與使用驗證 → 交接。依約定交付資料清單、欄位定義、分類規則、整理後的樣本或資料集，以及維護說明；大量清理與系統開發另列範圍。
如何判斷整理有沒有幫助？
挑選幾個真實任務，例如查最新報價、找產品限制或彙整月報，比較整理前後的查找時間與核對步驟。驗收也要確認團隊能否更新資料，而非只在交付當天檔案整齊。洽談時可先提供去識別化範例與目前工具清單。